Effizienzsteigerung für Ihre Teamsitzungen: Nutzen Sie unsere Protokollvorlage, um Ihre Meetings produktiver und zielgerichteter zu gestalten. Erfahren Sie, wie Sie mit klarer Struktur und effektiver Zeitnutzung alle wichtigen Themen abdecken und Vereinbarungen nachhaltig umsetzen. Fordern Sie jetzt Ihre kostenlose Vorlage an und bringen Sie Struktur in Ihre Teamsitzungen!
Teamsitzungen sind ein wichtiges Instrument für die Zusammenarbeit in einer Therapiepraxis. Sie werden jedoch oft als zeitfressend und ineffektiv empfunden. In jeder Therapiepraxis ist die Zeit ein wertvolles Gut. Häufig höre ich von Unzufriedenheit mit dem Verlauf und dem Ergebnis von Teamsitzungen: Man kommt nicht dazu, alle Themen zu bearbeiten, es reden immer nur die gleichen Personen, oder Vereinbarungen werden nicht umgesetzt. Das sind nur einige der Kritikpunkt, die genannt werden.
Wenn das ganze Team zusammensitzt, sollte die Zeit sinnvoll genutzt werden. Hierbei kann ein Ergebnisprotokoll sehr hilfreich sein. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen eine Protokollvorlage vor, die Struktur in Ihre Teamsitzungen bringt und dafür sorgt, dass die Teamzeit gut genutzt wird und nichts Wichtiges untergeht. Diese Vorlage können Sie in Papierform oder digital in Ihrem Praxishandbuch nutzen.
Die Vordruck für das Ergebnisprotokoll befindet sich in der kostenlosen OneNote-Vorlage. Hier können Sie die Vorlage anfordern.
Aufbau der Protokollvorlage
Das Ergebnisprotokoll enthält den Kopfteil, die Agenda, das eigentliche Protokoll und den Abschluss.
Beginnen wir mit dem Kopfteil der Vorlage:
Kopfteil: Grundlegende Informationen des Protokolls
- Datum der Teamsitzung: Damit jeder den zeitlichen Kontext der besprochenen Themen kennt.
- Moderatorin / Sitzungsleitung: Führt durch die Sitzung und stellt sicher, dass die Tagesordnung eingehalten wird und jeder zu Wort kommt.
- Protokollantin: Hält fest, was besprochen und beschlossen wurde. Ihre Notizen sind das Gedächtnis der Sitzung.
- Zeitwächterin: Achtet darauf, dass die Zeit sinnvoll genutzt wird und die Sitzung im vorgegebenen Rahmen bleibt.
- Anwesende: Liste aller Teilnehmenden, um Aufschluss darüber zu geben, wer Input gegeben hat.
- Abwesende: Wer fehlt, muss sich durch das Protokoll über die Teamsitzung und die Arbeitsergebnisse informieren können.
Die Rollen und ihre Aufgaben
Damit jeder im Team die Möglichkeit hat, sich in verschiedenen Bereichen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, werden die Rollen der Moderatorin / Sitzungsleitung, Protokollantin und Zeitwächterin reihum besetzt:
- Moderatorin / Sitzungsleitung: Lenkt die Diskussionen, stellt sicher, dass die Agenda abgearbeitet wird, und dass jeder zu Wort kommt. Greift ein, wenn Themen zu weit abschweifen.
- Protokollantin: Notiert Beschlüsse, Aufgaben und wichtige Kommentare. Ihre Aufzeichnungen helfen dabei, auch nach Wochen noch nachzuvollziehen, was besprochen wurde.
Sie kann sich beim Team rückversichern, um Vereinbarungen und Absprachen richtig zu notieren. - Zeitwächterin: Hüterin des Zeitplans, achtet darauf, dass die Zeitvorgaben eingehalten werden und die Sitzung pünktlich beginnt und endet. Sie macht aufmerksam, wenn mehr Zeit für ein Thema erforderlich ist.
Agenda und Themenliste
Vor der Auflistung der Themen sehen Sie:
Themenliste: (I = Information; D = Diskussion; E = Entscheidung)
- Informationspunkte (I): Dienen dazu, das Team schnell und effizient über relevante Entwicklungen und Updates zu informieren, ohne dass die Themen diskutiert werden. Nur Verständnisfragen sind vorgesehen.
- Entscheidungspunkte (E): Hier stehen Themen, die eine klare Entscheidung des Teams erfordern. Entscheidungen werden klar festgehalten und zugewiesen.
- Diskussionspunkte (D): Für offene Diskussionen, in denen Ideen und Vorschläge frei ausgetauscht werden. Die Vorlage sorgt dafür, dass die Diskussion fokussiert bleibt und relevante Punkte festgehalten werden.
Rückgriff auf frühere Protokolle und Teamsitzungen
Ein Element der Vorlage ist der systematische Einbezug offener Punkte aus vorherigen Sitzungen. Dies erlaubt einen nahtlosen Übergang und eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Themen. Durch die konsequente Rückbesinnung auf frühere Besprechungen und frühere Beschlüsse werden überprüft.
Es wird nicht nur notiert, um was für eine Art es sich bei dem Thema handelt. Es wird auch der voraussichtliche Zeitbedarf aufgeschrieben. Die Zeitwächterin hat durch eine Orientierungshilfe.
Anschließend werden die aufgelisteten Themen abgearbeitet. Die Protokollantin notiert:
- Inhalte des Themas:
- Eine kurze Zusammenfassung der Diskussion, Präsentation oder Informationen, die zum Thema gegeben wurden.
- Wichtige Punkte und Argumente sollten festgehalten werden.
- Beschlüsse:
- Alle Entscheidungen, die bezüglich des Themas getroffen wurden, müssen klar dokumentiert werden.
- Beschlüsse sollten konkret und verständlich formuliert sein.
- Maßnahmen:
- Konkrete Maßnahmen, die aus den Beschlüssen resultieren, werden festgehalten.
- Verantwortliche Personen und Fristen für die Umsetzung der Maßnahmen sollten angegeben werden.
- Offene Punkte / Weiteres Vorgehen:
- Falls das Thema nicht abschließend behandelt wurde, sollten offene Punkte und das weitere Vorgehen dokumentiert werden.
- Termin für die nächste Besprechung oder Nachverfolgung des Themas kann ebenfalls genannt werden.
Die Sitzungsleitung / Moderatorin beendet die Team-Sitzung mit Ausblick auf die nächste Team-Sitzung. Die Protokollantin notiert den Abschluss der Team-Sitzung und unterschreibt das Protokoll.
Fazit
Die Nutzung der Protokollvorlage kann die Produktivität und Effizienz von Teamsitzungen in Ihrer Therapiepraxis erheblich verbessern. Sie schafft Klarheit, bezieht alle Teammitglieder ein und stellt sicher, dass die Zeit sinnvoll genutzt wird. Die Vorlage hilft dabei, alle wichtigen Punkte festzuhalten und die Umsetzung von Entscheidungen und Aufgaben zu verfolgen. Nutzen Sie die Protokollvorlage und erleben Sie den Unterschied in Ihren Teamsitzungen.
Autorin: Agnes Lütke Föller
Spezialisiert auf die Beratung von Therapiepraxen (Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie), Schwerpunkte: Praxisführung und Management, Nachfolge.