Vor der Digitalisierung wurden Handbücher, wie z.B. QM-Handbücher, typischerweise mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und in Papierordnern aufbewahrt.
Diese physischen Handbücher hatten im Vergleich zu den heutigen digitalen Versionen erhebliche Nachteile:
- Sie nahmen nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern der Zugriff war für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oft schwierig und mit hohem Aufwand verbunden.
- Insbesondere die Aktualisierung der Inhalte war umständlich und zeitaufwändig.
- Zudem waren sie als tägliches Arbeitsmittel wenig praktikabel.
Die Vorteile von digitalen Handbüchern liegen auf der Hand
- Sie sind viel flexibler einsetzbar.
- Sie sind überall verfügbar - ob zu Hause, im Büro oder unterwegs, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können jederzeit und mit jedem Endgerät auf wichtige Informationen zugreifen.
- Die Aktualisierung ist einfach: Änderungen und Ergänzungen können schnell vorgenommen werden, ohne dass neue Ausdrucke erstellt oder Seiten ausgetauscht werden müssen.
- Darüber hinaus sind digitale Handbücher multimedial: Videos, Bilder, Grafiken und interaktive Elemente können eingebunden werden, um die Inhalte verständlicher und attraktiver zu gestalten.
Überlegen Sie, was das für Ihre Praxis und die Einsatzmöglichkeiten bedeutet.
Nehmen wir das Beispiel einer neuen Mitarbeiterin:
Sie haben ihr das Handbuch erklärt und ihr einen Zugangslink geschickt. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind am Anfang oft mit einer Flut von Informationen und Eindrücken konfrontiert und es ist nicht ungewöhnlich, dass nicht alles sofort hängen bleibt oder Fragen und weiterer Informationsbedarf entstehen.
Mit dem digitalen Handbuch kann die neue Mitarbeiterin jederzeit nachschlagen. Sei es, weil sie nicht mehr genau weiß, wann sie dem Patienten die Zuzahlungsrechnung aushändigen muss, welche Urlaubsregelungen in der Praxis gelten oder was sie vor dem Verlassen der Praxis noch einmal überprüfen muss, ob alle Aufgaben erledigt sind.
Alle diese Vereinbarungen sind im Handbuch nachzulesen, sofern sie dort hinterlegt wurden. Neue Vereinbarungen und Regelungen lassen sich leicht und zügig einpflegen, so dass sie allen MitarbeiterInnen umgehend zur Verfügung stehen.
Ihr Handbuch muss nicht nur aus Text bestehen. Sie können zum Beispiel auch Videos einbinden. Möchten Sie beispielsweise allen MitarbeiterInnen die Anwendung eines neuen Therapiegerätes erklären, können Sie ein entsprechendes Erklärvideo direkt ins Handbuch einbetten.
Die Einführung digitaler Handbücher ist also weit mehr als eine technologische Innovation. Das Handbuch ist für Sie als PraxisinhaberIn ein wichtiges Führungsinstrument in Ihrem Werkzeugkoffer.
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Autorin: Agnes Lütke Föller
Spezialisiert auf die Beratung von Therapiepraxen (Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie), Schwerpunkte: Praxisführung und Management, Nachfolge.