Ein Praxishandbuch für eine therapeutische Praxis zu erstellen, mag auf den ersten Blick als eine große Herausforderung erscheinen. Aber Sie können die Arbeit in kleine Portionen einteilen und Schritt für Schritt vorgehen. Immer parallel zum Praxisalltag.
Hier ein paar Tipps und Anregungen:
Vorhandene Dokumentation nutzen und einbeziehen
Haben Sie bereits eine schriftliche Dokumentation, z.B. in Word? Diese kann eine wertvolle Grundlage für Ihr Handbuch sein. So gehen Sie vor
- Markieren und kopieren Sie den Text in Ihren Word-Dateien.
- Wechseln Sie zu OneNote.
- Fügen Sie den Text auf der entsprechenden Seite in OneNote ein.
Mündlich vereinbarte Regeln schriftlich festhalten
Sammeln Sie Regeln, die in Ihrer Praxis bereits existieren, aber noch nicht dokumentiert sind. Überlegen Sie, ob es mündlich vereinbarte Regelungen gibt, die schriftlich festgehalten werden sollten.
Zum Beispiel könnten Sie Urlaubsregelungen schriftlich festhalten.
- Muss der geplante Urlaub bereits zu Beginn des Jahres beantragt werden?
- Haben Mütter und Väter Vorrang beim Urlaub während der Schulferien?
- Welche KollegInnen müssen sich gegenseitig vertreten und dürfen nicht gleichzeitig Urlaub nehmen?
Diese und weitere Vereinbarungen zum Urlaub können Sie schriftlich festhalten und in das Handbuch aufnehmen.
Einfache und überschaubare Prozesse dokumentieren.
Beginnen Sie mit einfachen und leicht verständlichen Prozessen und Listen. Das erleichtert den Einstieg und sorgt dafür, dass der Nutzen des Handbuchs schnell sichtbar wird. Eine einfache Liste könnte die Verhaltensregeln sein, die Sie und Ihre MitarbeiterInnen sich für die Teamsitzung geben können.
Gute Regeln für Teamsitzungen:
- Pünktlichkeit - Beginn und Ende der Pausen sind für alle verbindlich.
- Vorbereitung - Die Tagesordnung sollte bekannt sein und alle notwendigen Informationen sollten zur Verfügung stehen.
- Aktive Teilnahme - Jeder ist eingeladen, einen konstruktiven Beitrag zu leisten.
- Zuhören - Aktives Zuhören fördert gegenseitigen Respekt und Verständnis.
- Respekt - Jede Meinung zählt, unabhängig vom persönlichen Standpunkt.
- Konfliktlösung - Unterschiedliche Standpunkte werden wertschätzend behandelt.
- Vertraulichkeit - Vertrauliches bleibt im Team.
- Technik - Smartphone und Co. werden nur bei Bedarf eingesetzt.
- Protokollführung - Entscheidungen und Verantwortlichkeiten werden festgehalten.
- Einhaltung der Tagesordnung - Abweichungen nur mit allgemeiner Zustimmung.
- Abschluss - Wir schließen mit einer Zusammenfassung und einem Ausblick.
Überlegen Sie, wie Sie Ihr Team einbeziehen können.
Die Einbeziehung Ihres Teams ist ein wichtiger Schritt bei der Erstellung eines Praxishandbuchs. Hier sind einige Ideen, wie Sie Ihr Team aktiv einbeziehen können:
- Bringen Sie das Thema Handbuch regelmäßig in Ihren Teambesprechungen zur Sprache.
- Bitten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um Feedback zu bestehenden Dokumenten und um Vorschläge für neue Regelungen.
- Bitten Sie verschiedene Teammitglieder, die Verantwortung für die Dokumentation bestimmter Prozesse zu übernehmen.
- Führen Sie gegebenenfalls Schulungen durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem Inhalt des Handbuchs vertraut sind und es anwenden können.
Durch die Einbeziehung Ihres Teams stellen Sie sicher, dass das Handbuch praxisnah ist und von allen akzeptiert wird. Außerdem fördern Sie das Verantwortungsbewusstsein und das Engagement Ihrer Mitarbeiter.
Fazit
Die Erstellung eines Handbuchs für Ihre Praxis ist ein kontinuierlicher Prozess. Beginnen Sie mit den wichtigsten Regelungen und vorhandenen Dokumenten, um schnell erste Erfolge zu erzielen. Beginnen Sie mit einfachen und leicht verständlichen Prozessen, um den Nutzen des Handbuchs sofort sichtbar zu machen. Mit der Zeit wird Ihr Handbuch zu einem unverzichtbaren Werkzeug, das Ihre Praxis effizienter und professioneller macht.
Autorin: Agnes Lütke Föller
Spezialisiert auf die Beratung von Therapiepraxen (Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie), Schwerpunkte: Praxisführung und Management, Nachfolge.